SAP Funds Management (FM) 모듈은 SAP ERP 시스템의 구성 요소로, 조직이 예산과 자금을 효과적으로 관리할 수 있도록 설계되었습니다. 이 모듈은 특히 공공 부문, 비영리 단체, 그리고 엄격한 예산 통제가 필요한 조직에서 자주 사용됩니다. SAP FM은 예산의 정의, 할당, 모니터링을 포함한 전체 예산 주기를 지원하며, 약정(Commitment)과 실제 지출(Actual Expenditure)을 기록하여 예산 초과를 방지하고 규제 요구 사항을 준수하도록 돕습니다.
주요 기능은 다음과 같습니다:
- 예산 계획 및 할당: 조직의 자금을 다양한 부서, 프로젝트, 또는 프로그램에 할당하고, 이를 실시간으로 추적합니다.
- 약정 관리: 구매 요청(Purchase Requisition)이나 구매 주문(Purchase Order)과 같은 계획된 지출을 사전에 기록하여 예산 가용성을 확인합니다.
- 실시간 모니터링: 자금 사용 상황을 실시간으로 확인할 수 있어 재무적 투명성과 통제력을 높입니다.
- 다른 모듈과의 통합: SAP FI(재무 회계), CO(관리 회계), MM(자재 관리) 등과 긴밀히 연동되어 재무 프로세스를 통합적으로 관리합니다.
- 보고 기능: 내부 및 외부 보고 요구 사항을 충족하는 상세한 재무 보고서를 제공합니다.
SAP FM은 특히 자금 출처(Fund), 자금 센터(Funds Center), 약정 항목(Commitment Item)과 같은 계정 과제 요소를 통해 예산을 구조화하고, 이를 기반으로 세부적인 통제를 구현합니다. 공공 부문에서는 법적 및 규제 준수성을 보장하는 데 핵심적인 역할을 하며, 민간 기업에서도 상세한 예산 관리가 필요한 경우 활용됩니다.
SAP FM 모듈을 사용 중인 회사 및 개선 사례
SAP FM 모듈은 주로 공공 부문에서 널리 사용되지만, 민간 기업에서도 특정 요구 사항에 따라 도입되고 있습니다. 예를 들어:
- 공공 부문 사례: 미국의 한 주 정부 기관은 SAP FM을 도입하여 공공 자금의 복잡한 예산 프로세스를 관리했습니다. 이를 통해 재무 규제 준수성을 높이고, 자금 사용에 대한 감독을 개선했습니다. 이전에는 수작업으로 관리하던 예산 추적 프로세스가 자동화되면서 오류가 줄어들고, 실시간 데이터 기반 의사결정이 가능해졌습니다.
- 민간 기업 사례: 제조업체 중 일부는 비용 센터별 예산을 추적하기 위해 SAP FM을 사용합니다. 한 글로벌 제조 기업은 FM 도입 후 구매 요청 시 남은 예산을 실시간으로 확인할 수 있게 되어 과다 지출을 방지하고, 부서별 자금 할당의 효율성을 높였습니다.
기존 수작업 또는 간단한 스프레드시트 기반 예산 관리와 비교했을 때, SAP FM은 실시간 데이터 제공, 통합성, 그리고 오류 감소라는 점에서 큰 개선을 가져옵니다. 특히 대규모 조직에서는 여러 부서와 프로젝트 간 자금 흐름을 일관되게 관리할 수 있는 점이 큰 장점으로 작용합니다.
| 구분 | 항목 | SAP FM 모듈 | CBO (SAP CO 기반) |
| 장점 | - 세부 통제 | 자금 출처, 자금 센터, 약정 항목 단위로 세부적인 예산 통제 가능 | - |
| - 약정 관리 | 구매 주문/요청 단계에서 예산 가용성 확인으로 초과 지출 방지 | - | |
| - 공공 부문 적합성 | 법적 및 규제 준수성을 충족, 공공 부문에 최적화 | - | |
| - 실시간 모니터링 | 자금 사용 현황 실시간 추적으로 즉각적인 조정 가능 | - | |
| - 통합성 | FI, CO, MM 등 다른 SAP 모듈과 긴밀히 연동 | - | |
| - 단순성 | - | 비용 센터/내부 오더 기반으로 설정 및 사용이 간단 | |
| - 민간 기업 적합성 | - | 수익 및 손익 분석 중심의 민간 기업에 적합 | |
| - 유연성 | - | 예산 구조가 덜 엄격하여 변경 및 조정 용이 | |
| - 낮은 구현 비용 | - | 추가 모듈 활성화 불필요로 초기 비용 낮음 | |
| - 운영 비용 관리 | - | 운영 비용(OpEx) 중심의 예산 관리에 적합 | |
| 단점 | - 복잡성 | 설정 및 사용이 복잡, 초기 구현과 교육에 시간 소요 | - |
| - 비용 | 모듈 활성화 및 유지보수에 추가 비용 발생 | - | |
| - 민간 기업 제한 | 공공 부문 특화로 단순 비용 관리만 필요한 민간 기업에는 과도 | - | |
| - 유연성 부족 | 엄격한 예산 구조로 변경이 어려움 | - | |
| - 세부 통제 부족 | - | 자금 출처나 약정 단위로 세분화된 통제 어려움 | |
| - 약정 관리 미흡 | - | 구매 요청 단계에서 예산 확인 기능 약함 | |
| - 실시간성 제한 | - | FM에 비해 실시간 모니터링 기능 약함 | |
| - 규제 준수성 부족 | - | 공공 부문의 엄격한 보고 및 준수 요구 사항 충족 한계 |
■ SAP FM 모듈의 주요 프로세스
1. 예산 계획 및 입력 (Budget Planning and Entry)
- 설명: 예산 관리 프로세스는 조직의 자금 계획을 수립하는 것으로 시작됩니다. 이를 위해 자금 출처(Fund), 자금 센터(Funds Center), 약정 항목(Commitment Item)과 같은 FM 계정 과제 요소를 정의하고, 각 요소에 예산을 할당합니다.
- 활동:
- 예산 구조를 설정하고 계층적으로 자금을 배분합니다(예: 부서별, 프로젝트별).
- SAP 시스템에서 예산 입력 트랜잭션(예: FMBB)을 사용하여 계획된 금액을 입력합니다.
- 특징: 연간 예산, 다년도 예산 등 다양한 시간 단위로 계획이 가능하며, 상위 조직의 승인을 거쳐 확정됩니다.
2. 예산 가용성 확인 (Availability Control)
- 설명: 자금 사용 전에 예산 가용성을 확인하여 초과 지출을 방지하는 단계입니다. 이는 SAP FM의 핵심 기능 중 하나로, 약정 및 실제 지출 발생 시 자동으로 실행됩니다.
- 활동:
- 구매 요청(PR)이나 구매 주문(PO) 생성 시 예산 잔액을 실시간으로 점검합니다.
- 예산 초과 시 경고 메시지나 오류를 발생시켜 추가 진행을 차단합니다.
- 특징: 사용자 정의 가능한 허용 오차(Tolerance Limit)를 설정하여 경고 수준을 조정할 수 있습니다.
3. 약정 관리 (Commitment Management)
- 설명: 자금이 실제로 지출되기 전 약정(Commitment) 단계에서 예산을 예약하는 프로세스입니다. 이는 계획된 지출을 사전에 기록하여 예산 통제를 강화합니다.
- 활동:
- 구매 요청, 구매 주문, 계약 등의 문서가 생성될 때 약정 항목에 금액이 기록됩니다.
- 약정은 FM에서 별도로 관리되며, 실제 지출로 전환되기 전까지 예산 잔액에 영향을 미칩니다.
- 특징: MM(자재 관리) 모듈과 연동되어 물류 프로세스에서 발생하는 약정을 자동으로 반영합니다.
4. 실제 지출 기록 (Actual Posting)
- 설명: 자금이 실제로 집행되었을 때 발생하는 지출을 기록하는 단계입니다. 이는 송장 검증, 지급 처리 등과 연결됩니다.
- 활동:
- 송장 입력(MIRO) 또는 지급(F-53, F110) 트랜잭션을 통해 실제 지출이 FM에 반영됩니다.
- FI(재무 회계) 모듈에서 발생한 전표가 FM 계정 과제 요소에 매핑됩니다.
- 특징: 약정 금액이 실제 지출로 전환되며, 필요 시 약정 잔액이 해소됩니다.
5. 예산 조정 및 이체 (Budget Adjustments and Transfers)
- 설명: 예산 집행 중 필요에 따라 예산을 조정하거나 자금 센터 간 이체를 수행하는 프로세스입니다.
- 활동:
- 예산 증가(Budget Increase) 또는 감소(Budget Decrease)를 위해 트랜잭션(예: FMMP)을 사용합니다.
- 자금 센터 간 예산 이체(FMCT)를 통해 자금을 재배치합니다.
- 특징: 변경 사항은 승인 프로세스를 거치며, 변경 이력이 시스템에 기록됩니다.
6. 모니터링 및 보고 (Monitoring and Reporting)
- 설명: 자금 사용 상황을 실시간으로 모니터링하고, 내부 및 외부 보고 요구 사항을 충족하는 보고서를 생성합니다.
- 활동:
- 표준 보고서(예: FMRP_RFFMEP1AX)를 통해 약정, 실제 지출, 잔여 예산을 확인합니다.
- 사용자 정의 보고서를 SAP Query 또는 BW(Business Warehouse)를 통해 생성할 수 있습니다.
- 특징: 실시간 데이터 제공으로 의사결정을 지원하며, 공공 부문의 경우 법적 보고서 작성에 활용됩니다.
7. 연말 결산 (Year-End Closing)
- 설명: 회계 연도 종료 시 미사용 예산을 처리하고 다음 연도로 이월하는 프로세스입니다.
- 활동:
- 미사용 약정 및 예산 잔액을 분석하여 이월(FMCF)하거나 반납합니다.
- 결산 보고서를 생성하여 자금 사용 결과를 정리합니다.
- 특징: 공공 부문에서는 이월 규정을 준수하기 위해 엄격한 프로세스가 적용됩니다.
프로세스 흐름 요약
- 입력: 예산 계획 수립 및 시스템 입력.
- 통제: 약정 및 실제 지출 시 예산 가용성 확인.
- 집행: 자금 사용(약정 → 실제 지출).
- 조정: 필요 시 예산 수정 및 이체.
- 보고: 사용 현황 모니터링 및 보고서 생성.
- 결산: 연말 잔액 처리 및 이월.
통합성 및 특징
SAP FM은 FI(지출 기록), MM(구매 및 약정), CO(비용 관리) 모듈과 긴밀히 통합되어 자금 흐름을 일관되게 관리합니다. 예를 들어, 구매 주문이 생성되면 MM에서 약정이 기록되고, 송장이 처리되면 FI와 FM에 실제 지출이 반영됩니다. 이러한 통합성은 데이터 중복을 줄이고 실시간 통제를 가능하게 합니다.
결론
SAP FM 모듈의 프로세스는 예산의 계획, 통제, 집행, 모니터링을 체계적으로 연결하여 조직의 자금 관리 효율성을 높입니다. 특히 공공 부문에서는 법적 준수성을, 민간 부문에서는 세부적인 자금 통제를 필요로 하는 경우에 강점을 발휘합니다. 프로세스의 복잡성으로 인해 초기 설정과 사용자 숙련도가 중요하며, 이를 극복하면 강력한 자금 관리 도구로 활용될 수 있습니다.
Standard 기반으로 CBO프로그램을 만들어 각 회사마다 필요한 사항을 잘 확인 후 적용하면 될 듯!
